Rekisteriselosteet
Tietosuojaseloste
Henkilötietojen käsittely Autokeskuksessa
Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Rekisterinpitäjä Autokeskus Oy (Y-tunnus: 1093812-3)
Ristipellontie 5, 00390 HELSINKI, puh: 020 5065 10
Aro-Yhtymä Oy -konsernin tietosuojavastaava: tietohallintojohtaja,
Tomi Valasvuo, yhteystiedot: [email protected]
Yleistä
Autokeskus Oy on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta sekä muuta yksityisyydensuojaa koskevaa lainsäädäntöä ja käsittelemään henkilötietojasi hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti.
Tämä tietosuojaseloste auttaa rekisteröityä ymmärtämään, mitä henkilötietoja Autokeskus kerää ja miten ja miksi käytämme meillä olevia henkilötietoja. Tätä sovelletaan kaikkiin Autokeskuksen tarjoamiin automyynti-, huolto-, vuokraus-, varaosa-, leasing- ja rahoituspalveluihin sekä muihin Autokeskuksen tarjoamiin palveluihin niin myymälöissä kuin verkkosivuilla sekä sosiaalisen median palveluissa. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan Autokeskuksen yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyyn sekä Autokeskuksen kiinteistössä olevaan kameravalvontaan.
Käsiteltävät henkilötiedot
”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuojalainsäädännössä on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.
Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään rekisterinpitäjän omassa toiminnassa asiakasasioinnin yhteydessä muun muassa puhelimitse, verkkopalvelussa, asiakastapahtumissa sekä autoliikkeessä. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös päivityspalveluja tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta.
Autokeskus kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia käyttötarkoitusten kannalta. Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:
Henkilötietoryhmä | Esimerkkejä tietosisällöstä |
Yhteystiedot | Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, äidinkieli ja tarvittaessa yksilöintiin tarvittava henkilötunnus. |
Ajoneuvon rekisterinumero | Ajoneuvojen rekisterinumero ja tieto sen perusteella tunnistettavista rekisteröidyistä. |
Tuntemistiedot | Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) määrittämät tuntemistiedot. |
Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot | Laskutus- ja maksutiedot sekä muut asiakassuhteen yksilöivät tiedot. |
Asiakastapahtumatiedot sekä sopimus- ja tuotetiedot | Tiedot Autokeskuksen ja rekisteröidyn välisestä sopimuksesta, tuote- ja tilaustiedot ja asiakaspalautteet sekä rekisteröidyn ja Autokeskuksen väliset yhteydenotot ja reklamaatiot. |
Rekisteröidyn antamat suostumukset | Rekisteröidyn sähköiseen suoramarkkinointiin antamaa suostumusta ja henkilötietojen käsittelyyn antamaa suostumusta koskevat tiedot sekä edellä mainittuja suostumusten peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot. |
Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot | Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja Autokeskuksen palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkko-osoite, istunnon aika ja kesto. Lisätietoja evästeiden ja muiden teknisten seurantakeinojen käytöstä löytyy Autokeskuksen evästekäytännöstä. |
Kameravalvonta | Autokeskuksen kiinteistöihin sijoitetun kameravalvonnan tallenteet, joissa rekisteröity saattaa näkyä. |
Edellä mainittujen tietojen antaminen on välttämätöntä Autokeskuksen ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Autokeskuksen palveluiden tuottamiseksi. Verkkosivujen kautta kerättyjen tietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta joidenkin palveluiden käyttö ei ole mahdollista ilman tunnistetietojen antamista. Sähköinen suoramarkkinointi perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Autokeskus käyttää markkinoinnissa ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin. Näitä tietoja ei tallenneta pysyvästi Autokeskuksen rekistereihin. Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten Väestörekisterikeskuksesta, Traficomista, kaupparekisteristä ja luottotietoyhtiöiden luottotietorekistereistä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tuotteiden ja palvelujen myynti ja asiakassuhteen hoitaminen
Käsittelemme tietoja ajoneuvojen, palveluiden ja muiden tuotteiden tilaamiseksi ja toimittamiseksi rekisteröidyn ja Autokeskuksen välisen sopimuksen perusteella sekä hallinnoidaksemme sopimussuhdettamme. Tässä tarkoituksessa on usein myös tarpeen varmistaa henkilöllisyys. Henkilötietojen käsittely perustuu Autokeskuksen ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen tai Autokeskuksen oikeutettuun etuun asiakassuhteen hoitamiseksi ja ylläpitämiseksi.
Markkinointi ja viestintä
Käsittelemme henkilötietoja markkinointitarkoituksiin ja markkinointikohderyhmien muodostamiseen, omien tuotteiden ja palveluiden myymiseen, suoramarkkinointiin ja asiakastyytyväisyyskyselyihin. Henkilötietojen avulla voimme personoida ja kohdentaa tarjontaa, jonka uskomme kiinnostavan rekisteröityä. Käytämme henkilötietoja myös asiakasviestintään. Voimme lähettää tuotteitamme ja palveluitamme koskevia tiedotteita ja ilmoituksia.
Henkilötietojen käsittely perustuu joko nimenomaiseen suostumukseen tai, mikäli rekisteröity on jo Autokeskuksen asiakas, oikeutettuun etuun asiakassuhteen hoitamiseksi ja ylläpitämiseksi. Silloin, kun markkinointi tapahtuu suostumukseen perustuen, rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen.
Lue lisää markkinointiviesteistä täältä.
Palveluiden ja liiketoiminnan kehittäminen
Käytämme henkilötietoja oikeutettuun etuun ja asiakassuhteeseen perustuen tuotteiden, palveluiden, asiakaspalvelun sekä myynnin ja markkinoinnin kehittämiseen ja prosessien hallintaan.
Liiketoiminnallisten yhteistyösuhteiden hoitaminen
Autokeskus käsittelee liiketoiminnallisten yhteistyökumppaneidensa, sopimuskumppaneidensa, yhteys- ja laskutustietoja hoitaakseen sisäisiä palvelutarpeitaan ja voidakseen pitää yllä sopimus- ja yhteistyösuhteita yhteistyökumppaneidensa kanssa. Tällaisia ovat esimerkiksi suhteet eri maahantuojiin, logistiikkapalveluihin, laskutus- ja kirjanpitopalvelujen tuottajiin, kiinteistöpalveluihin sekä markkinointikumppaneihin. Henkilötietojen käsittely tässä yhteydessä perustuu useimmiten Autokeskuksen oikeutettuun etuun yhteistyösuhteiden mahdollistamiseksi ja hoitamiseksi.
Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen ja oikeudellisiin vaatimuksiin varautuminen
Käsittelemme henkilötietoja lakiin perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi ja viranomaispäätösten noudattamiseksi. Tällaisia ovat esim. liikennevakuutuslainsäädännöstä johtuvat velvoitteet, lakisääteinen kirjanpitovelvollisuus sekä verotusta koskevat velvoitteet. Tietoja voidaan käsitellä myös rahanpesun tai terrorismin torjuntaa koskevien lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden täyttämiseksi.
Käsittelemme henkilötietoja myös pystyäksemme varautumaan oikeudellisiin vaatimuksiin, kuten tuote- ja virhevastuusta johtuviin vaatimuksiin.
Turvallisuus ja väärinkäytökset
Käsittelemme henkilötietoja myös palvelujemme ja viestintäverkkojemme tietoturvasta huolehtimiseksi. Kameravalvonnan avulla tallentamaamme aineistoa käsittelemme toimitilojemme turvallisuudesta huolehtimiseksi. Tarvittaessa käytämme henkilötietoja myös erilaisten väärinkäytösten ehkäisemiseen ja tutkintaan.
Henkilötietojen säilyttäminen
Autokeskus säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Autokeskus tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.
Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun rekisteröity on markkinoinnin kohteena, eikä rekisteröity ole peruuttanut sähköiseen suoramarkkinointiin antamaansa suostumusta tai peruuttanut markkinointiin antamaansa suostumusta, tai rekisteröity ei ole vastustanut häntä koskevien henkilötietojen käyttämistä markkinointia varten. Yhteisöjen osalta rekisteröidyn henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana Autokeskuksen suuntaan. Henkilötiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa kyseisen roolin päätyttyä.
Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, ellei Autokeskusta velvoittavassa lainsäädännössä velvoiteta säilyttämään tietoja pidempää aikaa.
Henkilötietojen käsittelevät tahot ja vastaanottajat
Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn, kuten automyynnissä, autojen huollossa tai taloushallinnossa työskentelevät henkilöt ja muut sellaiset henkilöt, joilla on työtehtäviensä takia tarve käsitellä henkilötietoja.
Henkilötietoja voidaan siirtää sopimukseen perustuen ulkoistetuille palveluntarjoajille toimeksiannostamme tapahtuvaa käsittelyä varten. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja määrittelemillämme tavoilla palveluidemme tuottamiseksi.
Käytämme ulkopuolisia palveluntarjoajia mm. seuraaviin käyttötarkoituksiin: digitaaliseen markkinointiin, asiakkuuksien hallintaan (CRM), datan rikastamiseen, maksujen käsittelemiseen, laskutukseen ja perintään sekä ajoneuvovakuutusten asiamiesmyyntiin ja rahoituksien siirtoon.
Henkilötietoja voidaan erityistapauksissa luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa.
Mikäli Autokeskus on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan tai vastaanottamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei suoraan Autokeskuksen toimesta siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Autokeskus ei luovuta tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Ohjelmien käyttöön tarvittavat palvelimet sijaitsevat EU tai ETA-alueella tai EU:n ja ETA:n ulkopuolisissa maissa, joissa EU-komissio todennut tietosuojan tason riittävyyden. Maahantuojien keräämät tiedot saattavat joissakin tapauksissa sijaita ETA alueen ulkopuolella. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Autokeskus huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus
Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus.
Järjestelmä on suojattu suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Palvelinympäristö on suojattu salasanoilla ja asianmukaisella palomuurilla. Henkilötietoja sisältävät järjestelmät vaativat sisäänkirjautumisen salasanoilla. Palvelimen ja käyttäjän koneen välinen tietoliikenne kulkee salattuna. Lisäksi rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.
Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on pyynnöstä oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu sekä mistä tiedot rekisteriä varten säännönmukaisesti hankitaan, mihin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan. Tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa ja tarvittaessa kirjallisesti. Henkilöllisyys on pyydettäessä kyettävä todistamaan. Tietojen tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Lisäksi henkilötietoja voidaan poistaa, mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista tai muuta kiellettyä toimintaa. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tiedon korjaamiseksi. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti.
Rekisteröidyn muutos-, oikaisu- ja poistopyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen Autokeskus Oy, Tietohallinto, PL 5, 00390 Helsinki.
Ellei erityislainsäädäntö estä, rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin, ellei toisin ole sovittu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.
Oikeus tulla unohdetuksi
Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn. Myös sähköistä suoramarkkinointia koskevan suostumuksen voi peruuttaa koska tahansa. Lisäksi rekisteröity voi poistua Autokeskuksen sähköpostituslistalta klikkaamalla sähköpostissa olevaa “Peru uutiskirjeen tilaus” / “unsubscribe” -linkkiä.
Rekisteröidyillä on oikeus pyytää tekemään muutoksia hänestä tallennettuihin tietoihin ja hänen antamansa markkinointiluvan laajuuteen. Hänellä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön. Muutos-, kielto- ja korjauspyynnöt voi lähettää osoitteeseen [email protected].
Muutokset tietosuojaselosteeseen
Autokeskus kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.
Tietosuojaseloste on päivitetty 16.11.2020
Sopimusehdot
Tilaus- ja kauppasopimusehdot
Autokaupassa ja autoiluun liittyvissä palveluissa tavoitteenamme on paras mahdollinen asiakastyytyväisyys. Noudatamme hyvän kauppatavan ohella autoalan kuluttajaneuvottelukunnan (AUNE) hyväksymiä ja kuluttaja-asiamiehen tarkistamia autokaupan tilaus- ja kauppasopimusehtoja uusien sekä käytettyjen ajoneuvojen osalta. Tutustu sopimusehtoihin Kilpailu- ja kuluttaviraston sivuilta.
Menettely riita-asioissa
Ensisijaisesti riita-asiat pyritään ratkaisemaan jälleenmyyjän ja asiakkaan välisillä neuvotteluilla.
Lisätietoa ja apua riita-asioiden käsittelyyn saat Autokeskus Oy:n asiakaspalvelusta. Pyydä puhelinvaihdetta ohjamaan sinut oikeaan toimipisteeseen, merkkiin ja onko kyseessä huoltoon vai myyntiin liittyvä riita-asia.
Autokeskus Oy
Asiakaspalvelu
PL5 (Ristipellontie 1A), 00391 Helsinki
puh. 020 5065 10 (vaihde)
0205-numeroiden hinnat: Soitettaessa kiinteän puhelinverkon liittymästä 8,35 snt/puhelu + 8,83 snt/min, Soitettaessa matkaviestinverkon liittymästä 8,35 snt/puhelu + 22,32 snt/min
Jos kauppasopimusta koskevaa erimielisyyttä ei saada ratkaistuksi osapuolten välisillä neuvotteluilla, kuluttaja voi saattaa asian kuluttajariitalautakunnan (www.kuluttajariita.fi) ratkaistavaksi.
Ennen asian viemistä kuluttajariitalautakunnan käsittelyyn kuluttajan tulee olla yhteydessä maistraattien kuluttajaneuvontaan (www.kuluttajaneuvonta.fi).
Linkki verkkovälitteiselle riidanratkaisufoorumille (Art. 14, EU asetus No 524/2013): http://ec.europa.eu/consumers/odr/
Elinkeinonharjoittajan sähköpostiosoite: [email protected]